PERATURAN ORGANISASI GERAKAN PEMUDA ANSOR
TENTANG
TATA LAKSANA ORGANISASI
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Yang dimaksud peraturan tentang tata laksana organisasi adalah pedoman tata cara penyelenggaraan organisasi bagi pengurus setiap jenjang kepengurus Gerakan Pemuda Ansor sesuai dengan PD/PRT.
BAB II
Pasal 2
M a k s u d
Yang dimaksud penyelenggaraan organisasi peratu¬ran ini adalah tugas, wewenang, tanggungjawab, tata hubungan, rapat-rapat, koordinasi, pelaporan, administrasi dan surat menyurat antara pengurus harian, lembaga dan antara jenjang kepengurusan lebih bawah dan lebih atasnya. Yang dimaksud pengurus setiap jenjang kepengurusan Gerakan Pemuda Ansor dalam peraturan organisasi ini adalah dewan penasehat, ketua umum, ketua-ketua, sekretaris jenderal, wakil sekretaris jenderal, bendahara umum, wakil-wakil bendahara di tingkat pusat, dan ketua, wakil-wakil ketua, sekretaris, wakil-wakil sekretaris, bendahara, wakil-wakil bendahara untuk pimpinan wilayah ke bawah, serta lembaga-lembaga.
BAB III
TUGAS, WEWENANG DAN
TANGGUNG JAWAB
Pasal 3
Penasehat
Tugas dan weweanang dewan penasehat adalah memberikan masukan atau pertimbangan kepada pengurus baik diminta ataupun tidak.
Pasal 4
Ketua Umum dan Ketua
1. Memimpin, mengendalikan, dan mengkoordinasikan penyelenggaraan organisasi dan kegiatan-kegiatan organisasi.
2. Memimpin rapat harian dan rapat pleno.
3. Dalam hal memimpin rapat sebagaimana dimaksud ayat (2) pasal ini bisa diwakilkan.
4. Dalam hal ini mewakilkan sebagaimana dimaksud ayat (3) pasal ini langsung menunjuk salah satu ketua atau wakil ketua secara lisan dengan memberitahukan kepada pengurus harian atau pengurus pleno lainnya.
5. Memutuskan dan memegang kebijakan umum organisasi.
6. Mewakili atas nama organisasi sesuai dengan jenjang kepengurusan ke luar ataupun ke dalam menyangkut segala hal yang berkaitan dengan kepentingan organisasi.
7. Dalam hal mewakili sebagaimana dimaksud ayat (6) pasal ini bisa diwakilkan.
8. Dalam hal mewakilikan sebagaimana dimaksud ayat (7) pasal ini ketua umum atau ketua menunjuk seseorang atau beberapa pengurus secara tertulis dalam bentuk surat tugas yang ditanda tangani bersama sekretaris jenderal atau wakil sekretaris jenderal, sekretaris atau wakil sekretaris.
9. Menggali sumber-sumber dana organisasi.
10. Dalam hal penggalian sumber dana sebagaimana ayat (10) pasal ini, ketua umum atau ketua berhak menun¬juk secara lisan kepada lainnya untuk minta bantuan.
11. Selaku mandataris, ketua umum atau ketua bertanggungjawab kepada kongres, konferensi atau rapat anggota.
Baca Juga : Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Organisasi Gerakan Pemuda Ansor
Pasal 5
Ketua dan Wakil Ketua
1. Membantu pelaksanaan tugas-tugas ketua umum atau ketua.
2. Mewakili ketua umum atau ketua ke luar atau ke dalam apabila mendapat tugas dari ketua umum atau ketua sebagaimana dimaksud pasal (4) peraturan organisasi ini.
3. Menentukan kebijakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan lembaga.
4. Memberikan pembinaan kewilayahan organisasi pada jenjang dibawahnya sejauh tidak melampaui PD/PRT.
5. Bertanggungjawab kepada ketua umum atau ketua dalam hal pelaksanaan tugas dan wewenangnya.
Pasal 6
Sekretaris Jenderal Dan Sekretaris
1. Membantu ketua umum, ketua-ketua atau ketua dan wakil-wakil ketua dalam penyelenggaraan organisasi dan kegiatan organisasi.
2. Memimpin, mengendalikan dan mengkoordinasikan secretariat jenderal atau kesekretariatan.
3. Mengatur, membagi dan mengkoordinasikan tugas-tugas wakil-wakil sekretaris jenderal atau wakil-wakil sekretaris.
4. Menyusun rumusan atau rancangan keputusan organisasi.
5. Bersama wakil-wakil sekretaris jenderal atau wakil-wakil sekretaris, bendahara umum, bendahara, wakil bendahara umum atau wakil bendahara menyusun perencenaan anggaran belanja rutin maupun inciden¬tal dan melengkapi perangkat sekretariat jenderal atau kesekretariatan.
6. Bersama ketua umum atau ketua menandatangani surat-surat keputusan organisasi, peraturan organisasi dan surat- surat lain yang bersifat ke dalam maupun ke luar.
7. Dalam hal penandatanganan sebagaimana dimaksud ayat (6) pasal ini bisa diwakilkan kepada wakil sekretaris jenderal atau wakil sekretaris.
8. Dalam hal mewakilkan kepada wakil sekretaris jenderal atau wakil sekretaris dilakukan secara lisan tanpa berkeharusan memberitahukan kepada pengurus lainnya.
9. Dalam kondisi tertentu. penandatanganan sebagai¬mana dimaksud ayat (8) pasal ini ketua umum atau ketua bisa menunjuk langsung wakil sekretaris jenderal atau wakil sekretaris secara lisan.
10. Yang dimaksud kondisi tertentu dalam ayat (9) pasal ini adalah apabila sekretaris jenderal atau sekretaris tidak ada atau kondisi lain yang dipandang perlu oleh ketua umum atau ketua.
11. Bertanggungjawab kepada ketua umum atau ketua dalam hal pelaksanaan tugas dan wewenangnya.
Pasal 7
Wakil Sekretaris Jenderal
Dan Wakil Sekretaris
1. Membantu tugas-tugas sekretaris jenderal atau sekretaris.
2. Menandatangani surat keputusan, peraturan organisasi, surat-surat yang bersifat ke luar ataupun ke dalam, dan wewenang sekretaris jenderal atau sekretaris lainnya apabila mendapat mandat untuk mewakili dari sekretaris jenderal, sekretaris, ketua umum, atau ketua sebagaimana dimaksud pasal 6 peraturan organisasi ini.
3. Membantu ketua-ketua atau wakil-wakil ketua dalam hal pembinaan wilayah dan pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan lembaga sebagaimana dimaksud pasal 5 peraturan organisasi ini.
4. Bertanggungjawab kepada ketua umum, ketua, sekretaris jenderal atau sekretaris dalam hal pelak¬sanaan tugas dan wewenangnya atau tugas-tugas dan wewenang lainnya yang dimandatkan.
Pasal 8
Bendahara Umum Dan Bendahara
1. Mengatur, mengendalikan dan mencatat keluar masuknya dana organisasi.
2. Mengatur dan mengkoordinasikan tugas- tugas dengan wakil-wakil bendahara umum atau wakil-wakil bendahara.
3. Melaksanakan fungsi sebagai kepala urusan rumah tangga organisasi.
4. Menggali sumber-sumber dana organisasi dengan pertsetujuan ketua umum atau ketua.
5. Mendisposisikan kepada ketua umum atau ketua usulan anggaran yang diajukan oleh lembaga atau panitia yang diangkat oleh organisasi.
6. Mengeluarkan dana yang dibutuhkan sebagaimana dimaksud ayat (5) pasal ini setelah mendapat persetujuan ketua umum atau ketua.
7. Bertanggungjawab kepada ketua umum atau ketua dalam pelaksanaan tugas-tugas dan wewenangnya.
Pasal 9
Wakil Bendahara Umum
Dan Wakil Bendahara
1. Membantu tugas-tugas bendahara umum atau bendara.
2. Melakukan tugas dan wewenang bendahara umum atau bendahara apabila mendapat mandat dari bendahara, ketua umum atau ketua.
3. Bertanggungjawab kepada bendahara umum, bendahara, ketua umum atau ketua dalam hal ini pelaksanaan tugas dan wewenangnya sebagaimana dimaksud ayat (l) dan (2) pasal ini.
Pasal 10
Lembaga
1. Melaksanakan program organisasi yang telah diputuskan oleh pengurus harian.
2. Dalam pelaksanaan program organisasi sebagaimana dimaksud ayat (l) pasal ini, jika dipandang perlu pengurus harian bisa membentuk panitia.
3. Merumuskan dan mengkonsultasikan program kerja kepada ketua atau wakil ketua yang membidangi.
4. Mengajukan anggaran belanja kegiatan organisasi kepada bendahara.
5. Melakukan koordinasi dengan lembaga lain selanjutnya dalam peraturan organisasi ini disebut rapat koordinasi antar lembaga.
6. Melakukan koordinasi dengan lembaga yang sama pada jenjang kepengurusan GP Ansor di bawahnya selanjutnya dalam peraturan organisasi ini disebut rapat koordinasi inter departemen.
7. Melaporkan pelaksanaan kegiatan organisasi kepada ketua yang membidangi.
BAB IV
Rapat-Rapat
Pasal 11
1. Rapat-rapat untuk mengambil keputusan sebagai¬mana diatur Peraturan Rumah Tangga GP Ansor Pasal 44 ayat 2 Rapat Harian Dan Rapat Pleno.
2. Rapat harian adalah rapat yang diikuti oleh ketua umum, wakil ketua umum, ketua-ketua, sekretaris jenderal, wakil-wakil sekretaris, bendahara dan wakil-wakil bendahara.
3. Rapat harian dapat mengambil keputusan sekurang-kurangnya dihadiri oleh setengah lebih satu dari jumlah pengurus harian yang ada.
4. Rapat Pleno adalah rapat yang diikuti oleh Pengurus Harian dan Lembaga.
5. Rapat Pleno dapat mengambil keputusan, sekurang-kurangnya dihadiri oleh setengah labih satu dari jumlah pengurus Harian dan Lembaga yang ada.
6. Apabila Rapat Harian dan Rapat Pleno sebagaimana disebut ayat (3) dan (4) pada pasal ini, tidak bisa terpenuhi hingga dua kali, maka rapat dapat menga¬mbil keputusan dengan persetujuan Pengurus Harian atau Pengurus Pleno yang hadir.
BAB V
ADMINISTRASI
Pasal 12
Administrasi Umum
Administrasi umum penyelenggaraan organisasi diatur secara tersendiri dalam peraturan organisasi tentang tertib administrasi.
Baca Juga : Pedoman Penyelenggaaan Tertib Administrasi Gerakan Pemuda Ansor
Pasal 13
Administrasi Khusus
1. Pelaksanaan administrasi lembaga-lembaga secara umum dilakukan tersendiri oleh lembaga bersangkutan.
2. Pelaksanaan administrasi sebagaimana dimaksud ayat (l) pasal ini perlu disusun pedoman tertib administrasi lembaga yang disahkan oleh Konferensi Besar (Konbes).
3. Pedoman tertib administrasi sebagaimana dimaksud ayat (2) pasal ini tidak boleh bertentangan dengan peraturan organisasi tentang tertib administrasi Gerakan Pemuda Ansor dan peraturan organisasi tentang tata laksana organisasi Gerakan Pemuda Ansor.
4. Surat menyurat dalam hal pelaksanaan rapat koordinasi sebagaimana dimaksud ayat (5), (6) dan (7) pasal 10 peraturan organisasi ini dilakukan oleh ketua umum atau ketua bersama sekretaris jenderal atau sekretaris atau yang mewakili dengan cap resmi Gerakan Pemuda Ansor dan notulasinya dilakukan Lembag bersangkutan.
5. Notulasi sebagaimana disebut ayat (4) pasal ini selanjutnya dilaporkan kepada ketua atau wakil ketua yang membidangi.
6. Surat menyurat dan notulasi dalam hal pelaksanaan rapat koordinasi sebagaimana dimaksud ayat (4), (5) dan (6) pasal 11 peraturan organisasi ini dilakukan sendiri oleh lembaga bersangkutan.
7. Surat menyurat sebagaimana dimaksud ayat (6) pasal ini ditandatangani oleh kepala atau ketua/wakil ketua bersama sekretaris / wakil sekretaris dan cap resmi lembaga bersangkutan dengan terlebih dahulu konsultasi kepada ketua umum, ketua atau wakil ketua yang membidangi untuk mendapat persetujuan tanpa harus ikut tandatangan dalam surat.
8. Dalam hal surat menyurat untuk berhubungan dengan pihak ketiga sebagaimana dimaksud ayat (7) pasal 11 peraturan organisasi ini dilakukan oleh lembaga bersangkutan.
9. Surat menyurat sebagaimana dimaksud ayat (8) pasal ini harus ditandatangani kepala atau ketua bersama sekretaris tak boleh diwakil dan cap resmi lembaga bersangkutan dengan harus disertai tandatangan mengetahui ketua umum atau ketua dan cap resmi Gerakan Pemuda Ansor.
BAB VI
PENUTUP
Pasal 14
1. Hal-hal ini yang belum diatur dalam peraturan organisasi akan diatur kemudian oleh Pimpinan Pusat Gerakan Pemuda Ansor.
2. Peraturan organisasi ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
PERATURAN ORGANISASI
GERAKAN PEMUDA ANSOR
TENTANG
PEDOMAN PENYELENGGARAAN
ADMNISTRASI DAN ALAT-ALAT KELENGKAPAN ORGANISASI
BAGIAN A
ADMINISTRASI
BAB I
KODE WILAYAH, CABANG, CABANG
KHUSUS ANAK CABANG, RANTING
Pasal 1
Kode Wilayah Gerakan Pemuda Ansor
1. Pimpinan Wilayah yang dimaksud adalah Pimpinan Wilayah pada tiap-tiap Provinsi sesuai dengan ketentuan Peraturan Rumah Tangga (PRT) Gerakan Pemuda Ansor.
2. Kode tiap-tiap Pimpinan Wilayah ditetapkan oleh Pimpinan Pusat dengan angka Romawi
3. Kode Pimpinan Wilayah Yang dimaksud ditetapkan sebagai berikut :
1. Nangroe Aceh Darussalam : I
2. Sumatera Utara : II
3. Sumatera Barat : III
4. R i a u : IV
5. J a m b i : V
6. Sumatera Selatan : VI
7. Lampung : VII
8. DKI Jakarta : VIII
9. Jawa Barat : IX
10. Jawa Tengah : X
11. DI Yogyakarta : XI
12. Jawa Timur : XII
13. Kalimantan Barat : XIII
14. Kalimantan Selatan : XVIII
15. Kalimantan Tengah : XV
16. Kalimantan Timur : XVI
17. Sulawesi Selatan : XVIII
18. Sulawesi Tengara : XVIII
19. Sulawesi Tengah : XIX
20. Sulawesi Utara : XX
21. Bali : XXI
22. Nusa Tenggara Barat : XXII
23. Nusa Tenggara Timur : XXIII
24. M a 1 u k u : XXVIII
25. P ap u a : XXV
26. Bengkulu : XXVI
27. B a n t e n : XXVIII
28. Bangka Belitung : XXVIII
29. Maluku Utara : XXIX
30. Gorontalo : XXX
31. Kepulauan Riau : XXXI
32. Sulawesi Barat : XXXII
33. Papua Barat : XXXIII
Pasal 2
Kode Pimpinan cabang
1. Pimpinan Cabang dimaksud, adalah Pimpinan Cabang pada tiap-tiap Kabupaten, Kota.
2. Kode tiap-tiap Pimpinan Cabang ditetapkan dengan angka yang disertai dengan kode Pimpinan Wilayah.
3. Penetapan nomor kode dikeluarkan oleh Pimpinan Wilayah masing-masing.
1. Kota Semarang : 1
2. Kabupaten Semarang : 2
3. Kota Salatiga : 3
4. Kabupaten Kendal : 4
5. Kabupaten Demak : 5
6. Kabupaten Grobogan : 6
7. Kabupaten Pati : 7
8. Kabupaten Blora : 8
9. Kabupaten Jepara : 9
10. Kabupaten Rembang : 10
11. Kabupaten Kudus : 11
12. Kota Surakarta : 12
13. Kabupaten Boyolali : 13
14. Kabupaten Sukoharjo : 14
15. Kabupaten Sragen : 15
16. Kabupaten Karanganyar : 16
17. Kabupaten Wonogiri : 17
18. Kabupaten Klaten : 18
19. Kota Magelang : 19
20. Kabupaten Magelang : 20
21. Kabupaten Purworejo : 21
22. Kabupaten Temanggung : 22
23. Kabupaten Wonosobo : 23
24. Kabupaten Kebumen : 24
25. Kabupaten Banjarnegara : 25
26. Kabupaten Cilacap : 26
27. Kabupaten Purbalingga : 27
28. Kabupaten Banyumas : 28
29. Kabupaten Pemalang : 29
30. Kota Tegal : 30
31. Kabupaten Tegal : 31
32. Kabupaten Brebes : 32
33. Kota Pekalongan : 33
34. Kabupaten Pekalongan : 34
35. Kabupaten Batang : 35
Contoh :
• Cabang Pemalang : 29
• Wilayah Jawa Tengah : X
• Kode Cabang Pemalang : 29-X
Pasal 3
Kode Pimpinan Anak Cabang
1. Pimpinan Anak Cabang adalah Pimpinan Gerakan pemuda Ansor yang didirikan pada wilayah kecamatan sesuai dengan ketentuan Peraturan Rumah tangga.
2. Kode Pimpinan Anak Cabang ditetapkan menggunakan alphabet dengan huruf capital disertai nomor kode Pimpinan Cabang.
3. Penetapan nomor kode dikeluarkan oleh Pimpinan Cabang di mana Pimpinan Anak Cabang berada.
Kode Untuk PAC se-kab. Pemalang
1. Pemalang : A
2. Taman : B
3. Petarukan : C
4. Ampelgading : D
5. Comal : E
6. Ulujami : F
7. Bodeh : G
8. Bantarbolang : H
9. Randudongkal : I
10. Warungpring : J
11. Moga : K
12. Belik : L
13. Pulosari : M
14. Watukumpul I : N
15. Watukumpul II : O
Contoh :
• Anak Cabang Ampelgading : D
• Cabang Pemalang : 29
• Kode Anak Cabang Ampelgading : D-29
Pasal 4
Kode Pimpinan Ranting
1. Pimpinan Ranting adalah Pimpinan Gerakan Pemuda Ansor yang dibentuk pada tiap desa atau Kelurahan sesuai ketentuan PRT.
2. Kode tiap Pimpinan Ranting ditetapkan menggunakan angka yang disertai nomor kode Pimpinan Anak Cabangnya.
3. Penetapan nomor kode dikeluarkan oleh Pimpinan Cabang di mana Pimpinan Ranting berada.
Kode Untuk Ranting Se Kec. Ampelgading
1. Ampelgading : 1
2. Banglarangan : 2
3. Blimbing : 3
4. Jatirejo : 4
5. Karangtalok : 5
6. Karangtengah : 6
7. Kebagusan : 7
8. Kemuning : 8
9. Losari : 9
10. Sidokare Selatan: 10
11. Sidokare Utara : 11
12. Sokawati : 12
13. Tegalsari Barat : 13
14. Tegalsari Timur : 14
15. Ujunggede : 15
16. Wonogiri : 16
17. Kebagusan Pulo : 17
Contoh:
• Ranting Jatirejo : 4
• Anak Cabang Ampelgading : D
• Kode Ranting Jatirejo : 4-D
Pasal 5
Pemakaian Nomor Kode
1. Nomor kode sebagaimana ditentukan pasal- pasal di atas pemakaiannya diletakkan pada bagian bawah setiap lambang Gerakan Pemuda Ansor seperti kop surat, amplop surat, stempel, papan nama, dan atribut- atribut lainnya.
2. Merupakan pengecualian dari ayat (l) pasal ini adalah bendera organisasi.
Pasal 6
Sebutan dan Singkatan
1. Gerakan Pemuda Ansor dalam penulisan disingkat GP Ansor, sedangkan dalam pengucapan disebutkan secara lengkap: GERAKAN PEMUDA ANSOR.
2. Singkatan resmi untuk masing-masing tingkatan pimpinan organisasi :
1) Pimpinan Pusat : PP
2) Pimpinan Wilayah : PW
3) Pimpinan Cabang : PC
4) Pimpinan Cabang Khusus : PCK
5) Pimpinan Anak Cabang : PAC
6) Pimpinan Ranting : PR
BAB II
SURAT-SURAT ORGANISASI
Pasal 7
Kertas Surat dan Amplop
1. Surat-surat organisasi dibuat di atas kertas HVS 70 gram atau 80 gram warna putih, ukuran folio dengan Kepala Surat yang tercetak dengan warna hijau di bagian atasnya.
2. Kepala Surat terdiri dari lambang GP Ansor ukuran tinggi = 2,5 cm, eselon dan nama organisasi serta alamat lengkap kantor / sekretariat.
3. Amplop surat berwarna putih ukuran kabinet dengan cetakan sama seperti kepala surat.
Pasal 8
Identitas Surat
1. Identitas surat diketik dibawah kepala surat sejajar dengan margin kiri :
Nomor : ……………
Lampiran : ……………
H a l : ……………
2. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar beserta kode-kode yang telah ditetapkan untuk itu.
3. Ketentuan nomor surat terdiri atas 5 kolom, yaitu :
Nomor : … / … / … / … / …
1 2 3 4 5
Keterangan :
Kolom 1 : Nomor urut surat keluar sesuai nomor pada buku agenda
Kolom 2 : Singkatan eselon organisasi (PP/PW/PC/ PAC/PR).
Kolom 3 : Kode sifat surat, garis datar dan nomor pengelompokan departemen-
departemen/ kegiatan.
Kolom 4 : Bulan dibuatnya surat, dengan menggunakan angka Romawi
Kolom 5 : Tahun pembuatan surat, ditulis lengkap.
Contoh : 296/PP/SR-1/IV/2012
4. a. “Lampiran” diisi apabila terdapat lampiran yang disertakan pada surat itu, sebagai
keterangan tambahan tentang maksud surat disampaikan. Tidak termasuk lampiran apabila tidak punya hubungan baik langsung maupun tidak langsung dengan angka saja.
b. Jumlah lampiran ditulis dengan angka saja.
c. Angka menunjukkan beberapa jenis lampiran yang disertakan, bukan menunjukkan jumlah lembaran lampiran.
d. Apabila jumlah lembaran disebutkan, hendaknya ditulis dalam kurung.
Contoh : Lampiran : 3 (9 lembar)
5. “Hal” diisi dengan satu kalimat singkat yang menyatakan isi pokok surat.
Contoh : Hal : Laporan Kegiatan, atau Permohonan Pengesahan, dan lain-lain.
Pasal 9
Alamat Surat
1. Alamat surat ditulis sejajar dengan baris terakhir identitas surat atau beberapa spasi ke bawah apabila isi surat terlalu singkat, dengan posisi disebelah kanan.
2. Alamat surat tidak boleh menggunakan singkatan yang tidak lazim dan tidak benar.
Contoh penulisan alamat surat :
Kepada yang terhormat
Sahabat Pimpinan Wilayah GP Ansor Jawa Tengah
Jl. Dr. Cipto No. 8 Semarang
Di-
Semarang
Pasal 10
Isi Surat
1. Satu surat hanya memuat satu isi pokok.
2. Surat berisi; salam pembuka, isi pokok, dan penutup.
3. Isi surat menggunakan bahasa yang lugas, sederhana dan mudah dipahami.
4. Singkatan yang tidak lazim tidak boleh dipergunakan dalam surat organisasi.
Pasal 11
Format Surat
1. Margin kiri berukuran 3 cm dan margin kanan berukuran 2 cm.
2. Pengetikan isi surat diatur sedemikian rupa agar tetap dalam susunan yang harmonis.
3. Bila isi surat sangat singkat, gunakan spasi ganda.
Pasal 12
Arsip dan File Surat.
1. Setiap surat, keluar harus dibuat arsip/file sebagai dokumen organisasi.
2. Pembuatan arsip bisa dengan foto copy, tindasan dengan kertas karbon, atau berupa file dalam disket/ hard disk.
Pasal 13
Pembukaan dan Penutupan Surat
1. Setiap surat (biasa/rutin) dibuka dengan salam :
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
dan untuk pihak-pihat tertentu cukup menggunakan :
Dengan Hormat, dan pada bagian akhir ditulis pada posisi margin kiri, diikuti dengan jabatan dan nama pengurus yang menandatangani surat tersebut sebagaimana contoh berikut :
Wallahulmuwafiqila aqwamith thariq
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Ketua Umum, Sekretaris Jenderal
H. Nusron Wahid M. Aqil Irham
2. Untuk Surat Keputusan dan sejenisnya tidak diberlakukan kententuan sebagaimana ayat 1 pasal ini.
Pasal 14
Tanggal Surat
1. Tanggal surat, Hijriyah dan Masehi, ditulis, pada bagian kanan atas sejajar dengan nomor surat.
2. Khusus Surat Keputusan dan sejenisnya, tanggal ditulis di bagian bawah sebelah kanan, setelah: “Ditetapkan di:..... (kota dimana SK di terbitkan)
Contoh : Ditetapkan di : Jakarta
Pada tanggal : 06 Safar 1423 H
19 April 2012 M
Pasal 15
PENANGGUNGJAWAB SURAT
1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas penanggungjawab surat.
2. Penanggungjawab surat adalah penanda tangan surat yang terdiri atas Ketua Umum atau Ketua di sebelah kiri dan Sekretaris Jenderal atau sekretaris sebelah kanan.' sedangkan penanggungjawab akhir surat tersebut adalah organisasi.
3. Nama penandatangan atau jabatan yang bertenggungjawab ditulis dengan sempurna di bagian bawah tulisan jabatan sekitar 3-4 spasi sebagai tempat tanda tangan.
Pasal 16
Tembusan Surat
Pada tembusan surat, tidak perlu dicantumkan “Arsip” atau Pertinggal atau kata sejenisnya.
Contoh :
Tembusan :
1. PBNU di Jakarta
2. Gubernur Jawa Tengah di Semarang
3. PW NU Jawa Tengah di Semarang
BAB III
SIFAT-SIFAT SURAT
Pasal 17
Surat Rutin, dingkat : SR
1. Semua surat yang dikirim dan yang datang tanpa kekhususan tertentu dikategorikan sebagai surat yang bersifat rutin.
2. Surat rutin terdapat pada semua jenis kegiatan.
Pasal 18
Surat Keputusan, disingkat : SK
1. Semua surat yang dikeluarkan oleh organisasi berdasarkan keputusan Rapat Pleno, Konferensi atau Kongres.
2. Surat Keputusan adalah surat yang dikeluarkan organisasi sebagai ketentuan organikdari PD/PRT atau kebijakan organisasi dan sifatnya ke dalam/intern
3. Surat Keputusan memuat :
- Konsideran
- Diktum
Pasal 19
Surat Mandat atau Surat Kuasa disingkat : SM
1. Surat mandat diberikan kepada anggota / pimpinan organisasi yang mendapat mandat untuk atas nama oraganisasi melaksanakan tugas tertentu.
2. Surat Mandat atau Surat Kuasa harus menyebut secara jelas tugas/mandat atau kuasa yang diberikan dan batas waktu serta alamat yang berhak diberi laporan apabila mandat atau kuasa telah selesai dilaksanakan.
Pasal 20
Surat Rekomendasi
1. Surat Rekomendasi adalah surat dukungan atau persetujuan yang dikeluarkan organisasi untuk mengukuhkan suatu program/kegiatan.
2. Surat Rekomendasi tentang pengesahan kepengurusan GP Ansor diberikan oleh :
a. Pengesahan Pimpinan Cabang oleh Pimpinan Wilayah.
b. Pengesahan Pimpinan Anak Cabang oleh Pimpinan Cabang.
c. Pengesahan Pimpinan Ranting oleh Pimpinan Anak Cabang.
3. Untuk Rekomendasi umum diserahkan kepada kebijakan dari masing-masing tingkat kepengurusan.
Pasal 21
Surat Intruksi
Surat Intruksi adalah surat perintah untuk melaksanakan peraturan/ketentuan organisasi, hasil keputusan, hasil rapat atau kebijaksanaan organisasi dari tingkatan organisasi yang lebih tinggi.
Pasal 22
Pengelompokan Surat-surat
Untuk memudahkan pengendalian arsip, maka dilakukan pengelompokan arsip administrasi surat-menyurat menurut lembaga di bidang-bidang sebagai berikut :
a. Organisasi dan Keanggotaan, Kode 01
b. Kaderisasi, Kode 02
d. Hubungan Antar Lembaga, Kode 03
e. Dakwah dan Pengembangan Pesantren, Kode 04
f. Kajian dan Pemikiran Ke-Islaman, Kode 05
g. Informasi dan Komunikasi, Kode 06
h. Penanggulangan Bencana, Kode 07
i. Otonomi Daerah, Pemerintahan, dan Pertanahan, Kode 08
j. Perekonomian, Keuangan UKM, Pertanian, Kelautan, Energi, Lingkungan Hidup, Kode 09
k. Kesejahteraan Rakyat, Kesehatan, Kependudukan, Pendidikan, Ketenagakerjaan, Kode 10
l. Hukum dan Perlindungan HAM, Kode 11
m. Kajian dan Kerjasama Internasional, Kode 12
n. Kepanitiaan, Kode 13
o. Instansi Swasta/LSM, Kode 14
p. NU dan Neven-neven, Kode 15
q. Ormas/OKP, Kode l6
r. Orsospol , Kode 17
s. Instansi Pemerintah/TNI dan Polri, Kode 18
BAB IV
JENIS-JENIS SURAT
Pasal 23
S a 1 i n a n
1. Surat salinan, adalah surat yang disalin/ dicopy sesuai aslinya.
2. Pada surat salinan ditulis “SALINAN” atau “COPY” di sebelah atas bagian kiri.
3. Setelah selesai menyalin, dibagian bawah sebelah kanan ditulis :
Disalin atau diturun sesuai dengan aslinya, Oleh ................. (tanda tangan penyalin)
................. (nama terang penyalin)
4. Surat salinan dikelompokkan ke dalam surat rutin.
Pasal 24
Surat Pernyataan
1. Surat Pernyataan memuat :
a. Konsideran
b. Diktum pernyataan
2. Surat pernyataan bersifat keluar.
3. Konsideran memuat :
a. Menimbang, yaitu materi pertimbangan dikeluarkannya pernyataan.
b. Mengingat, yang berisi referensi-referensi, peraturan - peraturan, perundang - undangan, keputusan - keputusan.
c. Memperhatikan, memuat pendapat - pendapat, saran-saran yang memperkuat pertimbangan dikeluarkannya surat pernyataan.
4. Diktum pernyataan memuat rumusan - rumusan keputusan atau pokok-pokok pikiran yang merupakan isi pernyataan.
5. Surat pernyataan dikategorikan surat yang bersifat keputusan dan oleh karena itu masuk dalam kategori Surat keputusan (SK)
6. Urutan bahan konsideran didahului abjad huruf kecil, sedangkan untuk diktum di dahului dengan huruf Arab.
BAGIAN B
ALAT-ALAT KELENGKAPAN ORGANISASI
BAB V
PAPAN NAMA
Pasal 25
Pemasangan Papan Nama
1. Papan Nama GP Ansor dipasang di depan kantor pada setiap tingkatan organisasi mulai dari Pimpinan Rant¬ing sampai Pimpinan Pusat.
2. Papan nama dengan warna dasar hijau memuat lambang Ansor, tingkatan dan nama organisasi serta alamat lengkap sekretariat, ditulis dengan warna putih.
3. Papan nama pada setiap tingkatan organisasi mempunyai ukuran sebagai berikut :
- Pimpinan Pusat : 125 x 250 cm
- Pimpinan Wilayah :100 x 200 cm
- Pimpinan Cabang : 100 x 200 cm
- Pimpinan Cabang Khusus : 100 x 200 cm
- Pimpinan Anak Cabang dan ranting : 74 x 50 cm
BAB VI
STEMPEL
Pasal 26
Bentuk dan Tulisan Stempel
1. Stempel GP Ansor berbentuk bulat dengan lambang ANSOR segi tiga sama sisi di dalamnya, dengan ukuran garis tengah 3,5 cm dan berlaku untuk Pimpinan Pusat sampai dengan Pimpinan Ranting.
2. Tulisan pada lingkaran bagian atas stempel berbunyi: GERAKAN PEMUDA, sedang dibagian bawah berisi tulisan tingkat dan kedudukan organisasi, seperti Wilayah Jawa Tengah, Cabang Banyumas, Anak Cabang Sumpiuh, Ranting Sirau, dengan diberi tanda bintang di antara kedua tulisan tersebut.
3. Di bawah lambang pada setiap stempel diberi nomor kode eselon masing-masing, sesuai ketentuan pasal 1,2,3 dan 4 bagian A Pedoman ini.
4. Stempel dapat dibuat oleh pimpinan disemua tingkat organisasi sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan ini.
BAB VII
KARTU TANDA ANGGOTA
Pasal 27
Fungsi Kartu Tanda Anggota
1. Kartu Tanda anggota (KTA) Gerakan Pemuda Ansor berfungsi sebagai kartu identitas resmi yang membuktikan keabsahan pemegangnya sebagai anggota GP Ansor.
2. Pemegang KTA mempunyai hak dan kewajiban sebagaimana diatur oleh Peraturan Dasar dan Peraturan Rumah Tangga GP Ansor.
3. Tatacara memperoleh KTA diatur dalam Peraturan Oragnisasi tersendiri.
BAB VIII
BENDERA ORGANISASI
Pasal 28
Bentuk dan Ukuran
1. Bendera organisasi berbentuk segi empat dengan ukuran 3:2 yangbesarnya disesuaikan dengan kondisi tiang/ruangan dan ukuran bendera merah putih.
2. Warna dasar hijau dengan lambang Ansor di tengahnya berwarna putih. Pada bendera tidak terdapat tulisan atau tanda lain.
Pasal 29
Penggunaan Bendera
1. Bendera organisasi dipasang pada salah satu ruangan kantor berdampingan dengan bendera Merah Putih pada tiang dengan ukuran yang sama.
2. Penempatan bendera organisasi pada sebelah kiri bendera Merah Putih.
3. Bendera dipasang pada kegiatan serimonial organisasi seperti resepsi dan upacara, baik di lapangan maupun di ruangan.
BAB IX
Pakaian Organisasi
Pasal 30
1. Jaket Organisasi.
a. Terbuat dari bahan yang memadai dan layak dengan warna hijau.
b. Untuk pengurus dipasang Bagde GP Ansor pada lengan sebelah kiri dengan nama daerah.
c. Untuk anggota, jaket dipasang bagde Gerakan Pemuda Ansor tanpa tulisan pimpinan tingkat eselon (tulisan pimpinan eselon diletakkan pada dada sebelah kiri)
d. Jaket organisasi berbentuk ;
1) Dipakai di lapangan jaket semi jas lengan pendek.
2) Dipakai di dalam ruangan jas lengan panjang.
e. Pada dada sebelah kanan dipasang nama yang bersangkutan yang ditulis di atas kain dengan warna dasar kuning.
2. Celana dengan warna gelap yang model/bentuknya harus disesuaikan dengan jaket.
3. Bagde Gerakan Pemuda Ansor :
a. Bentuk segi tiga sama sisi berukuran 9x9 cm
b. Dibuat dari kain dengan warna dasar hijau dan tulisan pinggir berwarna Kuning.
4. Jaket organisasi dipakai pada setiap upacara / kegiatan organisasi atau untuk menghadiri undangan pihak luar.
BAB X
PENUTUP
1. Segala Sesuatu yang belum diatur dalam Peraturan organisasi ini akan diputuskan kemudian oleh Pimpinan Pusat Gerakan Pemuda Ansor.
2. Peraturan Organiasasi ini berlaku mulai tanggal ditetapkan dan apabila terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
